Documenta, el gestor documental de la Universidad cumple un año

Ahora que se ha cumplido un año de la implantación del sistema de gestión documental parece oportuno recordar sus capacidades para fomentar su uso. 

El principal valor de Documenta es la posibilidad de colaboración de diversas personas para compartir y garantizar el acceso seguro a la documentación. La herramienta proporciona mecanismos para almacenar diferentes versiones de documentos, y la búsqueda y acceso a los mismos mediante enlaces, evitando el envío de documentos adjuntos.

Se utiliza para tareas como la gestión de documentación de comisiones, y almacén centralizado de acceso común. Tiene capacidades de gestión de qué personas tienen acceso y a qué documentos, facilitando la difusión de información de forma controlada.

En Documenta se han creado hasta el momento más de 79 sitios, facilitando la colaboración de unas 1.200 personas de distintas unidades administrativas (Centros, Departamentos, Servicios y otras unidades). La información almacenada en este momento ocupa más de 50Gb de espacio (aproximadamente el mismo tamaño que la Wikipedia en su versión en inglés).

Adicionalmente se dispone de un foro en donde los usuarios de diferentes sitios pueden compartir información.

Documenta está basado en un sistema de software libre, Alfresco, que es una referencia para este tipo de soluciones a nivel mundial.

Objetivos: - seguir con la evolución de la herramienta, para que más unidades integren su documentación; - implantar funcionalidades adicionales que la comunidad de usuarios va desarrollando; - mejorar las FAQs para convertirlas en referencia del usuario y favorecer su autonomía.

Más información del servicio de espacios web colaborativos en la web del SICUZ. 

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