FileMaker Pro como recurso Docente.

Ana Allueva - José Miguel González – José Luis Alejandre

 


AVANZANDO: Relaciones y Guiones

 

·      Relaciones, Actualizaciones y Portales

Bases de datos relacionales

Cómo construir un portal

·      Guiones

Qué es un guión

Cómo crear un guión

Pasos de guión

Ejecución de un guión. Botones

·      Miscelánea

Hacer copias de la base de datos

Ortografía

Trabajo en red

 


 

AVANZANDO: Relaciones y Guiones

 

Relaciones, Actualizaciones y Portales

 

Bases de datos relacionales

 

Hay ocasiones en las que los datos que manejamos, por cómo se han construido, o porque así nos interesa, se encuentran distribuidos en varias bases de datos.  Una gran ventaja de las bases de datos relacionales es que se pueden compartir estos datos situados en diferentes archivos sin necesidad de duplicar la información ni de reintroducir datos; de este modo se evitan errores y espacio de almacenamiento en el disco duro.

 

Vamos a trabajar con un ejemplo muy sencillo para explicar los diferentes conceptos que aparecen. Supongamos que además del archivo alumnos, donde tenemos las calificaciones en los exámenes de nuestros estudiantes, queremos disponer de otro archivo independiente donde introduzcamos datos sobre las prácticas que se van realizando a lo largo del curso y que denominaremos prácticas.  En principio, no nos parece conveniente mezclar los dos tipos de información en un mismo archivo para evitar errores al manejar innecesariamente el archivo de calificaciones; de este modo, nos planteamos realizar una base relacional con vínculo entre estos dos archivos: alumnos y prácticas.

 

En toda relación hay un archivo llamado maestro y otro llamado relacionado.  El archivo maestro es aquel que recibe los datos del que los contiene, que es el relacionado.   El campo cuya información sirve de criterio para establecer la relación se llama campo coincidente, clave o clave primaria.  En este ejemplo vamos a definir un campo que identifique a cada alumno y podamos utilizar como clave, será DNI. El archivo maestro sería prácticas y el relacionado alumnos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Nos gustaría que, simplemente con escribir el dato DNI en el fichero prácticas, los datos correspondientes al alumno como apellidos y nombre aparecieran de forma automática, tomando su valor del registro de igual DNI en el archivo alumnos.

 

FileMaker permite establecer el vínculo entre los distintos archivos de la base relacional de dos modos: estableciendo relaciones de archivos o bien actualizaciones.

 

En las relaciones de archivos, los datos de los campos relacionados pasan del archivo relacionado al maestro manteniendo siempre el vínculo existente entre ambos, de modo que si se produce un cambio en el archivo relacionado, este cambio aparecerá reflejado en el archivo maestro.

 

De forma contraria a como parece indicar su nombre, cuando se definen actualizaciones para establecer las conexiones entre los archivos maestro y relacionado, los datos pasan del archivo relacionado al maestro, pero posteriormente no cambian su valor aunque en el relacionado se efectúe alguna modificación; esto es, el vínculo que se establece entre los dos archivos sólo dura en el momento en el que se copia el contenido de unos campos a otros entre los dos archivos y no permanece permanentemente actualizado, insistimos, contrariamente a lo que su propio nombre parece indicar.

 

El modo en que se establecen las relaciones y las actualizaciones corresponde a un nivel avanzado de FileMaker; incluso los usuarios experimentados suelen encontrar reticencias a la hora de utilizarlos, por lo que nos limitaremos aquí a explicar muy brevemente cómo establecer estos vínculos y cómo utilizar los portales que aparecen en el modo Presentación.

Continuaremos en este ejemplo definiendo en primer lugar las relaciones de archivos y dejaremos las actualizaciones para después.

 

Crearemos el archivo prácticas con tan sólo tres campos: DNI, nº de práctica y calificación, de modo que aquí iremos introduciendo a lo largo del curso la información “como en un saco”, sin ningún tipo de estructura.  Este archivo nos servirá como ”almacén de datos”, de modo que según se vayan realizando las prácticas se irá introduciendo la información.

 

 

Para establecer la relación entre los dos archivos, seleccionamos en el menú Archivo -> Definir relaciones... y aparece una ventana en la que crearemos una relación pulsando sobre el botón Nueva.... Inmediatamente se nos pide que especifiquemos cuál es el archivo relacionado.  En nuestro caso alumnos:

 

 

 

Daremos un nombre a la relación (por ejemplo, número de DNI) y seleccionaremos en ambos archivos el campo que contiene el criterio en función del cual se establece la relación, es decir, el campo clave que en nuestro ejemplo es DNI. Hemos de observar que no necesariamente este campo ha de tener el mismo nombre en los dos archivos.

 

 

Finalizamos el proceso pulsando OK y Hecho en la ventana de definición de las relaciones.

 

El siguiente paso consiste en introducir en nuestra presentación los campos de los que queremos que aparezca automáticamente la información: Apellido1, Apellido2 y Nombre.  Para ello, nos situamos en el modo Presentación y utilizamos la herramienta Campo... arrastrándola sobre el cuerpo de la presentación.  Al soltar aparece la correspondiente ventana para indicar el nombre de campo; observemos que en su parte superior se puede seleccionar el archivo actual o alguna de las relaciones que tenemos definidas de las que queremos tomar los valores del campo, en nuestro caso será la relación número de DNI.

 

 

 

Finalmente seleccionaríamos el nombre del campo que queremos llevar a la presentación, por ejemplo,  Nombre.   Procederíamos de igual modo para los campos  Apellido1 y Apellido2.

 

Obsérvese que, puesto que los campos no pertenecen al archivo actual, sino a otro con el que hay definida una relación, aparecen precedidos del signo ::

 

La presentación quedaría de este modo:

 

Si ahora pasamos al modo Visualizar y en el campo DNI introducimos el número de documento de identidad de un alumno, veremos como de forma automática aparecen el nombre y los apellidos que le correspondan según ese número en el archivo alumnos.

 

 

 

Definidas las relaciones de esta forma, los datos correspondientes a nombre y apellidos estarán permanentemente actualizados.  Por ejemplo, si habíamos observado un error en el nombre del estudiante y era Antonia, corrigiéndolo en el archivo alumnos, aparecerá automáticamente corregido en el archivo prácticas (podemos probar a hacer esto alternando entre ambos archivos en el menú Ventana).

 

Vamos a trabajar ahora con el valor de un campo que no debe de permanecer permanentemente actualizado. Utilizaremos las actualizaciones.

 

Supongamos que las prácticas se realizan de dos en dos y que en el registro correspondiente a cada alumno del archivo alumnos tenemos como información el nombre de su compañero de prácticas en un campo que se llama compañero de prácticas (que reúne en un solo campo de texto el nombre y los dos apellidos de este compañero).

 

Nos gustaría que esta información saliera también automáticamente en el archivo prácticas al introducir el DNI, pero si trabajamos como lo hemos hecho con los campos nombre Apellido1 y Apellido2, y se diera el caso de que el alumno compañero de prácticas variara a lo largo del curso (deja la asignatura, obtiene una convalidación, un cambio de expediente,...), esta modificación en el archivo alumnos aparecería automáticamente reflejada en TODOS los registros del archivo prácticas.  Esto no reflejaría la situación real ya que por ejemplo, en las prácticas 1 y 2 el compañero ha podido ser “A” y en las prácticas 3, 4, y 5, ser “B”, y no deseamos que esta información se altere puesto que lógicamente queremos saber quién ha realizado realmente cada práctica.

 

El modo de solucionar esta situación es definir un nuevo campo (en este caso de tipo texto y al que llamaremos compañero de prácticas) en el archivo prácticas que corresponda al nombre del compañero (podemos llamarlo de igual modo o distinto a como esté definido en el archivo alumnos; en este caso, por comodidad, lo hemos llamado igual).  Al definir este nuevo campo seleccionaremos Opciones...  En la pestaña Autointroducir de la ventana que aparece señalaremos Valor actualizado y pincharemos en Especificar...

 

 

 

 

 

Este paso nos lleva a una nueva ventana en la que se busca el campo que dará el valor actualizado para el campo compañero de prácticas.  Debemos seleccionar, en el desplegable que aparece en la parte superior derecha, la relación que tenemos establecida (número de DNI) y en la ventana interior el nombre del campo del archivo relacional (alumnos) del cual queremos tomar los datos de la actualización; seleccionaremos por tanto ::compañero de prácticas.  Terminamos con la secuencia OK -> Aceptar -> Hecho.

 

Observamos que, de momento, y en los registros ya creados, el nuevo campo no contiene ninguna información.  Creamos un nuevo registro en el archivo prácticas, por ejemplo para la práctica número 2. Cuando introduzcamos ahora el dato de DNI aparecerá la información sobre el compañero de prácticas que en ese momento tenega el archivo alumnos. Supongamos que por alguna razón este compañero cambia y se modifican los datos correspondientes en el archivo alumnos; ésta modificación no aparecerá reflejada automáticamente (como sucedía con el campo nombre) en el archivo prácticas.  Ahora bien, cuando introduzcamos un nuevo registro en el archivo prácticas, por ejemplo para la práctica siguiente número 3, la información sobre compañero de prácticas aparecerá “actualizada”.

 

Podemos observar que también cuando creamos un campo con valor actualizado, al especificar, y en la ventana Buscar campos para... que aparece, podemos definir una nueva relación si es que hasta ese momento no lo habíamos hecho ya.  El procedimiento para definir las relaciones es el mismo que el que se sigue por la vía del menú Archivo -> Definir relaciones..., pero tendremos que tener en cuenta que todos los campos que especifiquemos de este modo tendrán un valor actualizado, no permanentemente, sino sólo cuando se creen nuevos registros en el archivo maestro tras haberse efectuado los cambios en el archivo relacional.

 

Cuadro de texto:

 

 

 

Cuadro de texto:

 

Otro modo de realizar la actualización es “forzarla” manualmente de modo que en los registros nuevos, o en aquellos en los que el valor del campo compañero de prácticas del archivo prácticas esté vacío, se produzca la actualización con el último valor que para este campo esté introducido en el archivo alumnos.  Para ello, pinchamos sobre el campo que identifica la relación (campo DNI) y seleccionaremos menú Registros -> Reactualizar.

 

 

Aparece entonces un cuadro de advertencia que nos indica que en todos los registros visualizados se copiarán los nuevos valores de búsqueda (las actualizaciones) basados en el campo que establece la relación, en este caso DNI.

 

 

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Cómo construir un portal

 

Para comprender totalmente la utilidad de las bases relacionales vamos ahora a construir un portal.  Siguiendo nuestro ejemplo, nos gustaría que para cada alumno aparecieran reunidos, en una misma presentación, los datos correspondientes a todas las prácticas que ha realizado (número de práctica, calificación y compañero).

 

Supongamos que tenemos estos cinco registros en el archivo prácticas:

 

 

Para cada alumno, podemos disponer de esta información en el archivo alumnos y además tenerla en cuenta para la posterior calificación del estudiante.  Con este fin crearemos, en primer lugar una presentación en blanco llamada NOTAS DE PRÁCTICAS en el archivo alumnos.  Como primer paso introduciremos, arrastrando la herramienta Campo... sobre el cuerpo de la presentación los campos correspondientes a Nombre, Apellido1 y Apellido2 del alumno

 

El siguiente paso consiste en la creación del portal, que será el lugar donde aparecerán los datos tomados del archivo prácticas, pero para ello primero hemos de establecer la relación entre ambos archivos de modo que ahora (al revés que antes) los datos se toman del archivo prácticas y se copian en el archivo alumnos.  Así pues, la relación se puede establecer como vemos en los dos sentidos, pero hay que definirla explícitamente.

 

Para definir la relación procederemos como antes, pero ahora en el archivo alumnos: En el menú Archivo -> Definir relaciones... aparece una ventana en la que crearemos una relación pulsando sobre el botón Nueva.... Inmediatamente se nos pide que especifiquemos cuál es el archivo relacionado. En nuestro caso prácticas.  Daremos un nombre a la relación y seleccionaremos en ambos archivos el campo que contiene el criterio en función del cual se establece la relación, es decir, el campo clave que en nuestro ejemplo es DNI.

 

Otro modo alternativo de definir la relación es hacerlo directamente al construir el portal.  Vamos a seguir este procedimiento puesto que el otro ya lo conocemos.

 

En modo Presentación pinchamos en la herramienta Portal y dibujamos un recuadro para el portal en el cuerpo de la presentación.

 

 

Observamos que aparece un cuadro con diferentes filas sombreadas (es el portal) y una ventana que nos permite ajustar los datos de este portal.  En el desplegable superior tenemos que especificar el archivo desde el que vamos a tomar los datos; como la relación todavía no la tenemos definida, podemos hacerlo en este momento seleccionando la opción Definir relaciones... del desplegable.  El procedimiento y las ventanas que aparecen sucesivamente ya las conocemos, la única diferencia es que la relación es en el sentido inverso (toma datos de prácticas que copiará en alumnos).  Finalizamos con OK-> Hecho. En la ventana que ajusta el portal especificamos el número de filas que deseamos ver (según el número de registros de los que tomamos información en el archivo prácticas) y si queremos cambiamos la apariencia de formato del portal.

 

 

 

Observamos que aparece un portal “vacío” en el que hemos de especificar los campos relacionados que queremos visualizar.  En la parte inferior aparece la relación que vincula los dos archivos.

 Para que en  el portal aparezca la información sobre las prácticas que deseamos, seleccionamos la herramienta Campo... y arrastramos sobre la primera fila del portal.  Aparece una ventan en la que podemos especificar el campo que deseamos insertar en el portal (seleccionando la relación, en este caso “nº de DNI”).  Pincharemos en ::nº de práctica, OK y reiteraremos este procedimiento también para los campos  ::calificación   y ::compañero de prácticas.

Para facilitar la lectura podemos colocar una cabecera sobre el portal con etiquetas que informen sobre el contenido de los campos. 

 

El aspecto que presenta ahora el portal en el modo Presentación es el siguiente:

 

 

Si ahora pasamos al modo Visualizar, observamos como para los registros que disponían de datos sobre número de práctica, calificación y compañero, éstos aparecen dispuestos en el portal.

Para encontrar una mayor utilidad a la construcción de este portal, podemos completar el ejemplo suponiendo que lo que deseamos es obtener la media de las calificaciones de prácticas para cada alumno y así poder tener en cuenta esta nota, por ejemplo, en la calificación final de la asignatura.

 

Vamos a ver dos procedimientos para obtener esta nota media, el primero sencillo y el segundo algo más complicado, pero que ilustrarán el uso de las funciones y las partes de la presentación que hemos estudiado en los capítulos anteriores.

 

Utilizaremos en primer lugar las funciones de agregación.  Supongamos que deseamos saber el total de la suma de las calificaciones para el alumno que aparece en el portal anterior y el número total de prácticas a las que se ha presentado.

 

En el menú Archivo -> Definir campos... definimos el campo suma_prácticas de tipo cálculo; seleccionamos la función de agregación Sum y como campo de argumento el campo ::calificación (de la relación nº de DNI), OK:

suma_prácticas=Sum(nº de DNI::calificación)

 

Análogamente definimos el campo nºtotal_prácticas utilizando la función de agregación Count:

nºtotal_prácticas=Count(nº de DNI::calificación)

 

Lógicamente la media de las calificaciones de prácticas la obtendríamos con un campo de cálculo usual sin más que dividir los dos valores anteriores:

media_practicas_portal=suma_prácticas/ nºtotal_prácticas

 

También, mucho más fácilmente, podíamos haber obtenido este valor directamente utilizando la función de agregación Average para el campo ::calificación con la relación nº de DNI.  Representaremos este último caso:

media_practicas_portal=Average( nº de DNI::calificación)

 

Vamos ahora a ver otro procedimiento para calcular esta misma media que, aunque mucho más complicado, muestra el uso de las partes subsumario.  Para ello hemos de trabajar con el archivo prácticas que es donde originalmente están introducidos los datos del campo calificación.

 

En el modo Presentación del archivo prácticas, arrastramos la herramienta Parte debajo del cuerpo de la presentación.  Aparece una ventana de definición de partes en la que seleccionaremos la opción Subsumario al ordenarse por  y el campo por el que queremos ordenar los registros.  En nuestro caso, por comodidad, nos interesa ordenar por el primer apellido; buscamos este campo que, puesto que pertenece al archivo alumnos, localizamos entre los que están definidos por la relación “número de DNI”, es ::Apellido1

 

 

 

 

Definimos ahora un campo cuya información será la nota media de las prácticas.

 En Archivo -> Definir campos... creamos el campo media_prácticas de tipo Sumario.

En la ventana de opciones para este tipo de campo seleccionamos Media de  calificación

 

 

 En el modo Presentación, y utilizando la herramienta Campo... arrastramos sobre la parte subsumario y colocamos el campo que acabamos de crear media_prácticas.

 

Para que este campo ofrezca un valor correcto debemos ordenar (en el modo Visualizar) los registros según el criterio que hemos especificado al crear la parte subsumario, esto es, por ::Apellido1.

 

 

 

 

Finalmente sería interesante poder disponer de este dato en el archivo alumnos junto con el portal que hemos creado, donde aparece la información conjunta de todas las prácticas hechas por un alumno.  En el archivo alumnos realizaremos una secuencia de operaciones similar a la anterior. En el modo presentación y debajo de cuerpo creamos, arrastrando con la herramienta Parte, una parte Subsumario al ordenarse por Apellido1.   Con la herramienta Campo... arrastramos al subsumario el campo ::media_prácticas.

 

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Guiones

 

Qué es un guión

 

En FileMaker Pro es posible “programar” una serie de instrucciones de modo que con un solo paso se ejecuten más de una instrucción seguida.  Esto se consigue con un guión, que no es más que un conjunto ordenado de instrucciones consecutivas para realizar una acción automatizada.  Es obvio que el primer objetivo que alcanzamos al utilizar un guión es al ahorro de tiempo puesto que de una sola vez ejecutamos varias sentencias.

 

Antes de ver cómo construimos explícitamente un guión haremos algunas recomendaciones generales de programación.  En primer lugar, hay que pensar muy bien lo que se quiere  hacer, cuáles son  las acciones que queremos programar y las secuencias que necesitamos para ello; es conveniente, antes de escribir el guión, planificar la secuencia en el papel mediante las sentencias apropiadas, un organigrama, etc.  También la experiencia dice que es muy aconsejable hacer todo tipo de comentarios e incluirlos en la construcción del guión, de modo que se facilite la lectura e interpretación posterior, incluso cuando el usuario sea uno mismo. 

 

Otra característica a tener en cuenta, y específica de los guiones, es que el comportamiento de éstos está determinado por el tipo de ajustes que estaban vigentes en el momento de crear el guión.  Hay que prestar un especial cuidado a las opciones de búsqueda, clasificación y/o importación.  Cuando un guión incluye este tipo de acciones, los criterios utilizados para ello son los actuales o últimos ejecutados en la base de datos que estamos construyendo.  Así, será preciso o, cuando menos conveniente, realizar la búsqueda, ordenación y/o importación deseada justo antes de crear el guión.

 

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Cómo crear un guión

 

 

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 Los guiones en FileMaker Pro se crean  con la utilidad ScriptMaker del menú Guiones.  Pinchando aquí  aparece la ventana en la que definimos el guión; le daremos un nombre y pulsaremos Crear...

 

 

 

Las opciones que aparecen en esta ventana son:

 

v     Incluir en el menú, para que el nombre del guión aparezca en el menú Guiones y pueda ejecutarse por el usuario simplemente acudiendo a esa ventana, lo cual no será muy frecuente.  Además hay que tener en cuenta que el número de guiones que puede aparecer en este menú se limita a 10.

v     Ejecutar, como su nombre indica, lleva a cabo la serie de órdenes que estén incluidas en el guión.

v     Imprimir, permite la impresión de la definición u órdenes incluidas en un guión; sirve para facilitar la programación o el estudio de un guión.

v     Importar, recoge de otro archivo guiones que ya están definidos en éste.  Así, en caso de que sean guiones con acciones generalizables (como imprimir, salir del archivo, ...) nos evitamos crearlos de nuevo en la base de datos actual.  En otras ocasiones bastará con hacer pequeñas modificaciones para adaptarlos a nuestra base actual.

v     Editar, nos permite escribir propiamente dicho el guión; esto es, especificar o configurar los pasos de guión (que veremos después con más detalle).

v     Crear, se utiliza cada  vez que queremos definir un nuevo guión.

v     Duplicar, permite obtener una copia del guión actual. Lo utilizaremos en el caso, por ejemplo, en que queramos crear dos guiones muy similares para no tener que volver a escribir todos los pasos de un guión sino únicamente modificar los que cambian.

v     Eliminar, permite borrar totalmente un guión de una base de datos

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Pasos de guión

 

Una vez creado el guión se tratará de determinar la esencia de éste, es decir, los pasos de guión, o cada una de las instrucciones, que permiten programar la acción deseada y que realmente configuran el guión.

 

Una vez que hemos dado un nombre al guión y pulsando en el botón Crear..., aparece una ventana como esta:

 

 

No es que hayamos creado ya los pasos de guión que aparecen en el cuadro de la derecha, sino que cuando creamos un nuevo guión, por defecto, FileMaker muestra un conjunto de pasos que corresponderían a la acción de imprimir.  Si lo que deseamos programar no es la opción de impresión, debemos de comenzar (y esto lo haremos la mayoría de las veces) por borrar estos pasos predefinidos.  Lo haremos simplemente pinchando en el botón Borrar todos que se sitúan en la parte inferior izquierda de la ventana.

 

Una vez “limpio” el cuadro de la derecha comenzaremos a incluir los pasos de guión necesarios en la programación que deseamos; para ello, bastará con seleccionarlos en el cuadro de la izquierda y pulsar sobre el botón Mover.  Aparecerán en el cuadro de la izquierda.  Otra posibilidad consiste simplemente en hacer un doble clic izquierdo de ratón sobre el paso que se desea mover. 

 

Si nos equivocamos, o deseamos borrar un paso de guión, bastará con seleccionarlo en el cuadro de la derecha y pulsar el botón borrar o la tecla de retroceso. Para duplicar un paso, se selecciona y se pulsa sobre Duplicar.  También es frecuente que deseemos alterar el orden que hemos establecido (que en principio será el de creación) en los pasos de un guión; para ello, como en otras opciones de FileMaker, seleccionaremos el paso (o pasos, manteniendo la tecla Mayúsculas pulsada) que deseamos mover y lo arrastraremos sin soltar el ratón hasta la posición deseada.

 

Los pasos de guión posibles aparecen en el cuadro de la izquierda de la ventana ordenados alfabéticamente por su nombre o están agrupados por categorías.  Según esta última clasificación aparecen los siguientes pasos de guión:

 

Control

 

Desplazamiento

 

Ordenar/Buscar/Imprimir

 

Edición

Campos

 

Registros

 

Ventanas

 

Archivos

 

Ortografía

 

 

 

Abrir elemento de menú

 

Miscelánea

 

Lógicamente en este curso no nos ocuparemos de analizarlas todas una por una, puesto que esto correspondería a un nivel avanzado de usuario, pero sí nos detendremos en alguna sencilla o de utilidad especial para nosotros que nos permita configurar algún guión básico.

 

Los pasos de Control de la primera categoría no ejecutan acciones concretas propiamente dichas, sino que sirven como pasos de transición o ejecución dentro del mismo guión u otos guiones.

 

Ejecutar guión, permite que se ejecute, dentro del mismo guión otro guión, al que se llama subguión.

Pausar/Reanudar el guión permite interrumpir o reanudar momentáneamente el guión que se está ejecutando.

Salir del guión permite abandonar el guión en curso, por ejemplo cuando se verifica una determinada condición.

If / End If son similares a las funciones lógicas, permiten especificar acciones que se realizan o no dependiendo de si se cumple una determinada condición.

Loop,...  establecen bucles de instrucciones que se van ejecutando en tanto no se sale del bucle tras verificar una determinada condición.

 

Los pasos de Desplazamiento son claros y permiten conducirnos en la ejecución de una base a una determinada presentación, campo, etc.

 

En los pasos correspondientes a la categoría Ordenar, Buscar e Imprimir habrá que tener en cuenta que los criterios utilizados para ello serán los definidos en la base en el momento de crear el guión.  Por ejemplo, si queremos ordenar mediante un guión el campo apellidos en e sentido A->Z, haremos los siguiente:

 

 Justo antes de crear el guión, seleccionamos en el menú Registros-> Ordenar,  aparece la ventan de ordenar registros y pinchamos el nombre del campo que define el criterio de ordenación (Apellidos) y el orden ascendente, pulsamos Ordenar  a continuación seleccionamos el menú

Guiones->ScriptMaker, escribimos el nombre del guión, por ejemplo “Ordenar” y lo creamos.  Aparece una ventana en la que definir los pasos para este guión, seleccionaremos Ordenar y lo movemos al cuadro de la derecha. Si no queremos añadir más pasos en este guión pulsamos OK y Hecho.

 

 

 

Cuando seleccionemos el guión “Ordenar” de la ventana Guiones, el efecto que se producirá consistirá en la ordenación que deseábamos por los apellidos.

 

Sólo con este procedimiento este guión no tiene mucho sentido  (aunque nos evite definir el criterio de ordenación cada vez) pero si asignamos la ejecución de este guión a un botón como veremos más detalladamente después o bien añadimos otros pasos al guión, su utilidad aumenta considerablemente.

 

Los pasos de la categoría Edición son similares a los del menú Edición.  La categoría Campos se utiliza para trabajar con el contenido de éstos.  De modo similar, la categoría Registros contiene instrucciones relacionadas con el uso de registros.

 

La categoría Ventanas incluye pasos muy útiles para el control del estado en que visualizamos la información en FileMaker.  A estas alturas ya nos hemos dado cuenta de la importancia en FileMaker de cómo se presentan las cosas.  Programar con estos pasos nos permitirá ganar en la belleza del diseño y la automatización del uso de nuestra base de datos.

 

En las categorías Archivos y Ortografía hay pasos muy interesantes como guardar una copia o la corrección ortográfica y la selección de diccionarios que veremos de forma más general en el aparado siguiente (Miscelánea).

 

 

Abrir elemento de menú incluye pasos que abren ventanas de control fundamentales de FileMaker, pero su uso se reservará a un usuario experimentado.  Entre ellos encontramos, por ejemplo Abrir Ayuda que, cuando se ejecuta, abre automáticamente una la ventana Temas de Ayuda.  Observaremos como anécdota que en esta ventana hay tres pestañas. Cuando se ejecute este paso de guión, se abre la ventana mostrando la última pestaña que estuviera seleccionada la última vez que se visitó la ayuda, no la que estaba seleccionada cuando se creó el guión (como sucedía en los casos de ordenar, buscar e imprimir)

 

 

La  última categoría, Miscelánea, un conjunto variado de pasos muy interesantes como Mostrar Mensaje personalizado cuyo texto introducimos (una vez que hemos movido el paso al cuadro de la derecha) tras pulsar el botón especificar... o Pitar que, al ejecutarse, emite un sonido.

También hay posibilidad de enviar un correo electrónico o abrir una dirección URL  En este último caso, movemos el paso Abrir URL y pulsamos Especificar... Aparece una ventana en la que podemos escribir la dirección web o bien buscarla en algún campo de la base u otra relacionada.

 

 

 

Cuando se ejecute el guión aparece la ventana anterior en al que hemos especificado la dirección URL y pulsando OK entramos en Internet.

 

Como ya hemos indicado es muy conveniente incluir comentarios cuando configuramos los guiones.   Esto se consigue utilizando el paso Comentario que aparece marcado con el símbolo #.  Movemos este paso al cuadro de la derecha y pulsamos Especificar... Se abre un cuadro en donde escribimos el comentario que deseamos hacer.

 

 

Pulsando OK aparece el paso de guión con el correspondiente comentario.

 

 

 

Finalmente el paso Salir de la aplicación cierra todas las bases de datos y sale de FileMaker Pro.

 

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Ejecución de un guión. Botones

 

Hay varias maneras de ejecutar un guión, y aunque todas ellas tienen la misma finalidad, no son igualmente cómodas según el uso que estamos haciendo de la base de datos o de quién la está utilizando.

 

Como ya hemos estudiado, la primera posibilidad consiste en pulsar la Opción Ejecutar que aparece en la ventana Definir guiones cuando se crea un guión o se abre ScriptMaker.  Esta posibilidad es útil cuando estamos creando el guión y queremos comprobar su funcionamiento, pero no más allá.

 

Otro procedimiento será utilizar el menú Guiones de la base, siempre y cuando el guión que deseemos ejecutar esté incluido entre los diez posibles que aloja este menú desplegable. Hay que observar que a la hora de incluir los guiones en este menú (seleccionando la correspondiente opción en su creación) habrá que tener en cuenta si por su configuración y finalidad van a utilizarse en cualquier momento en la base, con lo que quedaría justificado su inclusión, o no.

 

Una posibilidad nueva consiste en ejecutar los guiones automáticamente cuando se abre o se cierra la  aplicación.

 

Supongamos que añadimos un paso más a nuestro guión “Ordenar” con el objetivo de situarnos en la presentación Ficha Personal  y con los registros ordenados por apellidos, sentido A->Z.

Desearíamos que siempre que abramos el fichero de notas de nuestro alumnos se ejecute este guión y la primera pantalla sea la presentación Ficha personal con los registros ordenados.

 

 

 

 

 

 Para ello abrimos el menú 

Archivo -> Preferencias   documento

y aparece una nueva ventana en la se pueden especificar preferencias generales y de ortografía.

 

Observamos que en las preferencias que hacen referencia a las posibles opciones al abrir el fichero o al cerrar el fichero se encuentra la de ejecutar un guión, que seleccionaremos en este caso como “ordenar”.

 

 

 

 

 

 

Estas preferencias que permiten utilizar un guión al entrar y salir son muy útiles, fundamentalmente cuando los usuarios de la base de datos son varios o poco conocedores de ella puesto que así obligamos a entrar o salir siempre “por el mismo sitio”.

 

Una posibilidad mucho más compleja sobre cómo ejecutar un guión será hacerlo dentro de otro guión, como subguión, que ya hemos mencionado.

 

Finalmente, la posibilidad de ejecución de un guión más utilizada y cómoda es el uso de botones. La forma de definir botones ya se ha visto en el capítulo dedicado a las presentaciones, aunque será aquí donde cobren realmente interés.

 

Cuando en el modo Presentación pinchamos en la herramienta de botón y construimos uno o bien lo asignamos a cualquier objeto gráfico como ya vimos, se abre una ventana en la que debemos especificar la acción que queremos asignarle.  Observamos que el cuadro de posibilidades que aparece es muy similar al que se muestra cuando creamos un guión. Como diferencias aparece en  el caso del botón la posibilidad de no hacer nada y algunas opciones (pasos de guión) que no están activas puesto que aparecen con un color más claro, menos intenso, y no se pueden seleccionar.

 

La diferencia fundamental entre botones y guiones radica en que al botón le podemos asignar una sola acción , mientras que en el guión es posible ejecutar más de una, todo un conjunto de pasos.

 

La gran ventaja del botón es que permite ejecutar un guión.  Siguiendo el ejemplo anterior, podemos colocar en la presentación “Listado” un botón que nos lleve a la presentación “Ficha personal”  mostrando los registros ordenados; esto es, creamos el botón  y especificamos como acción   Ejecutar  guión -> Especificar: “Ordenar”.

 

 

 

 

 Otro “trabajo” de gran utilidad que podemos asignar a un botón es imprimir. Normalmente cuando queremos imprimir, por ejemplo, un listado de notas finales, vamos a la presentación adecuada (listado) ,den el modo vista previa o visualizar, ordenamos los registros , configuramos la impresora...

Todos estos pasos podemos automatizarlos con el uso de un guión como el que aparece por defecto cuando abrimos ScriptMaker, como  en esta ventana.  La eficacia completa aparece cuando este guión lo asignamos a un botón  “imprimir” de modo que solamente pulsándolo se activa el proceso de impresión.

 

Estos ejemplos no nos han de llevar a pensar que restringiremos el uso de botones y guiones a los casos en que necesitemos utilizar sólo una orden o varias, respectivamente.  Hay pasos de guión que, aunque fueran los únicos que configuraran el guión, no podrían ejecutarse exclusivamente con un botón sin necesidad de definir el guión. Es el caso por ejemplo de abrir una URL. Para abrir una dirección en Internet necesariamente tenemos que acudir a un guión (aunque este fuera su único paso) .  Posteriormente podremos definir un botón que ejecute ese guión, de modo que el único “efecto” del botón sea abrir una página web.  Observemos que entre las especificaciones de botón no está activa la de Abrir URL

 

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Miscelánea

 

En este apartado veremos algunos temas que, por corresponder a un nivel más avanzado, solo hemos apuntado o hemos dejado hasta ahora, algunos de ellos en relación a los botones y guiones.

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Hacer copias de la base de datos

 

Una de las primeras cosas que se aprende de FileMaker es que no es necesario estar guardando continuamente nuestra base de datos o archivo puesto que la aplicación lo hace automáticamente para cada modificación. Esta es la opción (Guardar cambios en el disco durante reposo) que aparece por defecto en las Preferencias de la aplicación que seleccionamos en el menú Edición del modo Visualizar, aunque por supuesto se puede cambiar.

Si lo que deseamos es hacer una copia del archivo completo, debemos seleccionar   Archivo -> Guardar una copia como...   y aparece la ventana de abajo en la que al nuevo archivo le da el nombre por defecto que ya tenía con el sufijo Copiar, que lógicamente podemos cambiar.

 

 

Observemos de forma importante que hay tres posibilidades o formatos de archivo copia a guardar:

Copia del archivo actual

Copia comprimida (más reducida)

Clon (una copia sin registros)

 

Las dos primeras son obvias, mientras que la tercera es muy interesante.  Una copia clon es un archivo idéntico a aquel con el que estamos trabajando pero “sin datos”.   Se tratará pues de un archivo “vacío” de información, sin registros, pero con la misma estructura definida de campos, presentaciones, guiones, etc.

 

La utilidad de un clon para el fichero de notas de alumnos que estamos manejando es clara.  Una vez que tenemos nuestra base de datos completa y bien construida, la llenamos de registros con la información procedente de los estudiantes de un curso.  En el curso siguiente, no será necesario confeccionar una nueva base puesto que ya disponemos de la del curso anterior;  haremos un clon de ésta de modo que ya no incluya la información vieja de los alumnos y podemos introducir la información correspondiente a los estudiantes del nuevo curso en los correspondientes registros.

 

Como otros muchos comandos de los menús, también tenemos la opción Guardar una copia como entre los pasos automatizados de un guión.

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Ortografía

 

Como otros muchos programas FileMaker tiene la opción de hacer correcciones ortográficas.  Esta opción es útil si trabajamos con muchos campos de texto, pero será incómodo si la base se destina fundamentalmente a hacer cálculos o manejar, por ejemplo, listas de apellidos que habitualmente no están incluidos en los diccionarios.

 

En primer lugar nos detendremos en la instalación de la aplicación; es en este momento cuando FileMaker coloca el diccionario de español y el diccionario de usuario (Usuario.UPR) en su correspondiente ubicación de nuestro ordenador (suele ser la carpeta System ubicada dentro de la carpeta FileMaker Pro5).

 

Para hacer una revisión ortográfica tenemos dos opciones: utilizar el menú Edición -> Ortografía o automatizarla mediante un guión (utilizando los pasos que hemos visto en el apartado anterior).

 

Seleccionando Ortografía en el menú edición aparece esta ventana:

 

 

La primera vez que se utiliza no aparece la opción Editar diccionario de usuario, por lo que es preciso en primer lugar Seleccionar diccionarios y Abrir el diccionario Usuario.  A partir de ese momento se podrá editar para incluir las palabras que nos parezca oportuno.  También con la opción seleccionar diccionarios se pueden crear nuevos diccionarios simplemente dándole un nombre y pinchando en nuevo.

 

 

Por lo demás, el resto de la corrección ortográfica funciona como en otros programas omitiendo, cambiando o agregando palabras que FileMaker comprobará en los diccionarios abiertos.

 

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Trabajo en red

 

Una característica importante que vimos al principio sobre FileMaker es la posibilidad de compartir archivos en red por más de un usuario.  Para compartir un archivo seguimos la vía  Archivo -> Compartir...  y seleccionamos la opción Multiusuario.

 

 

El usuario que abre un archivo de base de datos en modo multiusuario por primera vez se llama Anfitrión y los usuarios que posteriormente acceden a la base se llaman invitados.  Para ver los Anfitriones que tienen ficheros abiertos en la red, seleccionaremos  menú Archivo -> Abrir -> Anfitrión. 

 

Lógicamente el anfitrión e invitados  no pueden trabajar con todas las herramientas de FileMaker simultáneamente.  Todos pueden por ejemplo, buscar, ordenar, visualizar registros, imprimir, importar, exportar o ejecutar guiones.  Dos usuarios al mismo tiempo no pueden, por ejemplo, abrir ScriptMaker, definir relaciones  claves de acceso.  Por último, hay acciones que solo puede realizar el anfitrión como, cambiar definiciones de campo, el orden de las presentaciones, guardar  copias o cambiar el estado (usuario único o multiusuario) de un archivo.

 

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